Gerenciar uma empresa de entregas pode ser desafiador: organizar rotas, atender demandas em tempo real e oferecer um serviço impecável, tudo enquanto mantém os custos sob controle.
Um sistema de gestão de entregas eficiente pode transformar esses desafios em oportunidades, otimizando a operação, reduzindo custos e fidelizando clientes. Mas o que considerar para escolher o sistema ideal para sua empresa de entregas?
Este guia foi desenvolvido para ajudá-lo a entender os problemas de não usar um sistema de gestão, também os benefícios de implementar uma solução eficiente e quais critérios são essenciais para escolher o melhor sistema para sua empresa. Vamos lá?
Principais problemas por não ter um sistema de gestão
1. Falta de Visibilidade: Perda de Controle e Ineficiência Operacional
Quando uma empresa não possui um sistema de gestão, não há uma visão clara do status das operações. Isso pode levar a:
- Dificuldade em rastrear entregadores: Sem uma solução centralizada, é quase impossível saber em tempo real onde cada motoboy está, o que atrasa tomadas de decisão e aumenta o risco de entregas fora do prazo.
- Problemas na organização das rotas: Sem uma ferramenta que planeje os trajetos, entregadores acabam percorrendo caminhos menos eficientes, gerando atrasos e aumento no consumo de combustível.
- Falta de informações em tempo real: Clientes e parceiros (como restaurantes e farmácias) ficam no escuro sobre o status de suas entregas, o que prejudica a experiência do cliente e reduz a confiança na empresa.
2. Erro Humano: Falhas Que Custam Caro
A ausência de automação significa que muitas tarefas são feitas manualmente, aumentando a probabilidade de erros como:
- Distribuição ineficaz de entregas: Sem um sistema que distribui automaticamente os pedidos, é comum que entregas sejam atribuídas a motoboys que não estão na melhor posição para atendê-las, o que gera atrasos e sobrecarga de alguns entregadores.
- Pedidos duplicados ou esquecidos: A falta de uma plataforma unificada faz com que informações se percam entre ligações, mensagens ou aplicativos individuais.
- Falta de padronização: Cada entregador ou gerente pode adotar métodos próprios de organização, resultando em inconsistências e retrabalho.
3. Pressão por Eficiência: Expectativas Altas, Ferramentas Inadequadas
Os clientes esperam entregas rápidas, confiáveis e comunicação clara, mas sem um sistema de gestão:
- Dificuldade em atender demandas: À medida que o volume de pedidos aumenta, a falta de tecnologia limita a capacidade de escalar as operações.
- Comunicação falha com os clientes: Sem atualizações automáticas e relatórios, é difícil manter os estabelecimentos e consumidores finais informados sobre atrasos ou mudanças no status da entrega.
- Problemas com a experiência do cliente: A ausência de transparência e atrasos frequentes mancham a reputação da empresa, dificultando a retenção e a aquisição de novos contratos.
4. Custos Elevados: Desperdício de Recursos e Perda de Competitividade
A má gestão gera impactos financeiros significativos, como:
- Maior consumo de combustível: Rotas mal planejadas e tempo ocioso dos entregadores resultam em gastos desnecessários.
- Desgaste excessivo da frota: A falta de planejamento leva a um uso desproporcional de alguns veículos ou motoboys, aumentando os custos de manutenção e substituição.
- Horas extras desnecessárias: Sem organização, as jornadas de trabalho se estendem para compensar atrasos, o que impacta o caixa da empresa.
- Perda de contratos: Custos operacionais mais altos tornam a empresa menos competitiva no mercado, especialmente em comparação a concorrentes que utilizam tecnologia para oferecer preços mais atraentes.
5. Falta de Dados e Insights: Decisões Sem Base Estratégica
Sem um sistema que registre e analise as operações, a empresa de entregas opera “no escuro,” enfrentando problemas como:
- Ausência de relatórios sobre desempenho: Não é possível medir a eficiência de cada entregador, identificar gargalos ou avaliar quais parceiros estão mais demandando entregas.
- Dificuldade em ajustar operações: Sem dados confiáveis, é difícil fazer previsões, otimizar rotas ou identificar oportunidades de crescimento.
- Falta de monitoramento financeiro: Custos e lucros não são acompanhados de forma integrada, o que compromete a saúde financeira da empresa.
Por que escolher o Sistema Certo é um Desafio?
Com tantas opções no mercado, é fácil se perder em um mar de promessas e funcionalidades. Mas calma, a gente te ajuda! Vamos considerar alguns fatores:
- Muitas opções: O mercado está lotado de sistemas, cada um com suas próprias características. Nem todos os sistemas são feitos para empresas de entregas rápidas como as que atendem especialmente o Delivery Last Mile focado em restaurantes, farmácias, adegas, etc. Muitos são genéricos e acabam tendo muitas funcionalidades que não atendem às suas necessidades específicas.
- Promessas que não se cumprem: É comum encontrar sistemas que prometem muito, mas na prática não entregam o que você precisa. Muitos sistemas parecem eficientes no papel, mas enfrentam problemas práticos, como integração limitada, suporte técnico ineficaz ou complexidade excessiva, dificultando sua aplicação no dia a dia.
- Custos escondidos: Além do preço inicial, existem taxas adicionais e custos de implantação que podem te pegar de surpresa. Além de algumas empresas te amarrarem a contratos de fidelidade com multas abusivas caso decida cancelar o serviço.
Optar pelo sistema certo é desafiador porque envolve equilibrar custo, funcionalidade e eficiência operacional. No próximo ponto, discutiremos como evitar esses problemas, analisando os fatores essenciais para tomar a decisão correta.
O que considerar para escolher o sistema ideal?
Escolher o sistema de gestão certo para sua empresa de entregas é um investimento estratégico. Onde você deve levar em consideração mais do que apenas as funcionalidades oferecidas e sim o serviço como um todo. Não se deixe enganar por uma ”Carinha Bonita” escolha a melhor opção para o seu negócio. Para ajudá-lo nesse processo, listamos alguns pontos essenciais:
Funcionalidades
Sabemos que algumas funcionalidades são indispensáveis para um sistema de gestão de entregas. Essas funções são responsáveis por definir aquilo que faz com que essa ferramenta seja indispensável para a sua empresa, melhorando a qualidade do serviço que você oferece e, claro, facilitando sua gestão. Então aqui vai algumas delas:
Automação: Um bom sistema deve automatizar tarefas como a distribuição de entregas de forma automática e o cálculo de taxas por rotas. Isso reduz erros manuais, economiza tempo e aumenta a produtividade.
Rastreamento em Tempo Real: Saber onde estão seus entregadores e permitir que seus clientes acompanhem o status das entregas é crucial para garantir confiança e eficiência.
Planejamento de Rotas: Essa solução otimiza os trajetos de entrega, economizando tempo e combustível. Consequentemente, isso resulta na redução de custos operacionais e no aumento da eficiência.
Relatórios e Insights: Dados são poder. Escolha um sistema que forneça relatórios detalhados sobre o desempenho de sua operação, permitindo ajustes baseados em números reais.
Controle Financeiro: Ter em mãos números valiosos para o pagamento dos seus funcionários e recebimento de seus clientes, facilita o fechamento e agiliza seu trabalho.
Integração: O sistema precisa se integrar facilmente com outras ferramentas, principalmente as principais utilizadas pelos estabelecimentos que você atende, permitindo que os pedidos de seus clientes entrem automaticamente no sistema e eles solicitem entregadores diretamente pela plataforma. Isso cria uma experiência fluida e profissional.
Mas como dito anteriormente um bom sistema vai além de suas funcionalidades, o que mais você deve considerar?
Vá além das funcionalidades
Com um sistema completo e bem munido com as principais funcionalidades que são o coração da sua logística, você deve pesar todos os prós e contras do serviço prestado pelo sistema como um todo. Vamos ver alguns deles para facilitar com que sua tomada de decisão seja assertiva.
Facilidade de uso: Uma interface amigável e intuitiva é crucial para garantir que os colaboradores e seus clientes utilizem a ferramenta da forma correta.
Escalabilidade: Sua empresa está crescendo? O sistema deve acompanhar esse crescimento, adaptando-se ao aumento no número de entregas e motoboys. E vale ressaltar que você pode optar até mesmo por um sistema personalizado com as cores e logo da sua empresa.
Custo-benefício: O valor do sistema deve estar alinhado ao orçamento da empresa e oferecer um retorno positivo em termos de eficiência e redução de custos.
Suporte técnico e atualizações: É fundamental que a empresa fornecedora do sistema ofereça suporte contínuo, treinamento e acompanhamento da sua empresa durante toda a sua jornada, além de manter atualizações regulares para manter o software sempre eficiente.
Importante ressaltar que para escolher o sistema ideal para sua empresa, você também deve levar em conta a experiência de outras empresas de motoboy que já utilizam o serviço. Verifique as avaliações de outros negócios, prestando atenção a aspectos como a facilidade de uso da interface e a navegabilidade do sistema.
Analisar o nível de satisfação desses clientes é uma maneira eficaz de entender se o serviço atenderá às suas necessidades e será adequado para sua operação.
Benefícios de Implementar um Sistema de Gestão de Entregas
A adoção de um sistema de gestão de entregas eficiente vai além da economia financeira. Ele transforma a operação logística, trazendo melhorias significativas em diversos aspectos que impactam diretamente o sucesso da empresa. Confira os principais benefícios:
1. Aumento da Produtividade
Com ferramentas como roteirização automatizada e monitoramento em tempo real, os entregadores conseguem realizar mais entregas em menos tempo. Isso otimiza o uso da frota e garante maior eficiência operacional. Imagine uma equipe que pode cumprir o dobro das entregas no mesmo período — esse é o impacto direto de um bom sistema.
2. Melhoria na Experiência do Cliente
Clientes valorizam transparência e agilidade. Um sistema que oferece rastreamento de entregas e notificações automáticas mantém o cliente informado e preparado. Por exemplo, se seu cliente é um restaurante e ele precisa notificar o consumidor de que o pedido está a minutos de ser entregue, com um sistema é possível através de um link de rastreio que o seu próprio cliente se organize e envie ao consumidor final, assim a entrega ocorre de forma mais fluida, eliminando frustrações.
3. Redução de Erros Operacionais
A automação de tarefas minimiza os riscos de erros humanos, como atribuições equivocadas de entregas ou endereços incorretos ou perda de notinhas e comandas, isso não apenas evita retrabalho, mas também reduz atrasos e melhora a reputação da empresa.
4. Tomada de Decisões Baseada em Dados
Relatórios detalhados permitem à gestão identificar padrões, avaliar o desempenho da operação e tomar decisões estratégicas. Assim, através dos dados ali disponíveis do histórico recente, é possível tomar decisões em prol da empresa com mais segurança.
5. Controle Financeiro Mais Eficiente
Com o sistema, é possível registrar e monitorar gastos com combustível, manutenção e outros custos operacionais que teve com seus entregadores. Isso ajudará a realizar o fechamento e pagamento de forma mais fácil e transparente.
6. Agilidade e Escalabilidade
Durante períodos de alta demanda, como promoções sazonais ou feriados, a capacidade de gerenciar um grande volume de entregas sem comprometer a qualidade é essencial. Um sistema robusto garante que sua empresa se adapte facilmente a esses picos, mantendo a organização.
Dê o Próximo Passo para Modernizar sua Empresa
Agora que você entende o impacto de um sistema de gestão e os critérios para escolhê-lo, é hora de agir. Analise as opções no mercado, teste funcionalidades e veja como elas se adaptam às necessidades da sua empresa.
Soluções como a Foody Delivery foram projetadas para atender empresas que lidam com desafios logísticos no dia a dia, oferecendo funcionalidades voltadas para otimização de entregas e gestão integrada. Se quiser explorar como isso pode se aplicar ao seu negócio, confira mais detalhes aqui.
Modernizar sua gestão é investir em processos mais fluidos usando a tecnologia a seu favor, tomar decisões baseadas em dados e entregar uma experiência melhor para seus clientes, independente do tamanho ou segmento da sua empresa de entregas.
