A primeira coisa que você precisa saber para reduzir este custo é quantos motoboys você realmente precisa na operação do seu restaurante. Para isso, você precisa calcular a quantidade ideal de motoboys. Menos motoboys do que o necessário significa que você não vai dar conta das suas entregas gerando atrasos e dor de cabeça, mais motoboys significa desperdício de dinheiro. Então como chegar ao número ideal?
O cálculo para saber quantos motoboys você precisa é simples, porém para funcionar, primeiramente, é preciso que você conheça os números do seu restaurante. Ter estes números quando se usa um sistema como a Foody Delivery é bem mais fácil, mas mesmo que você não utilize nenhum sistema em seu restaurante, é possível obter os números usando uma planilha de excel ou mesmo papel e caneta.
Mas quanto vou economizar?
Obviamente este número varia caso a caso, cidades, regiões, mas considere que a equipe de motoboys é um dos principais custos na operação de um restaurante delivery. Eu e minha esposa já tivemos um restaurante delivery e inicialmente os motoboys representavam um custo em torno de 18 a 20% do faturamento bruto. Isso porquê, não tinhamos experiência no ramo, nossa logística ainda não estava otimizada e o horário de pico era um pesadelo. Nos sábados, chegavámos a fazer quase 100 entregas e sabíamos que tinhamos que melhorar a operação, precisávamos de controle!
Com 6 meses de operação e depois de aplicar as melhorias incluindo a super dica que vamos descrever neste post, conseguimos reduzir nosso custo para 12 a 15% do faturamento, ou seja, nós saimos de uma bangunça no horário de pico (stress e entregas atrasadas) para um processo informatizado que acabou com a dor de cabeça e ainda trouxe uma redução de aproximadamente 25% nos custos dos motoboys.
Traduzindo isso em números, imagine que seu restaurante fatura mensalmente R$ 60.000. Se você gasta em torno de 18 a 20% com motoboys como nós gastavamos, isso significaria um custo de 11 a 12 mil reais, com a redução de 25%, chegamos em algo em torno de R$ 8 mil reais, nada mal né? Agora vamos aos dados necessários para se chegar ao número ideal de motoboys.
Falaremos de alguns números abaixo, mas não se assuste, pois ao final do post, disponibilizaremos uma planilha com todos os cálculos facilitados. Assim, basicamente, você só precisa incluir seus dados e a planilha fará os cálculos.
Quantidade de entregas
O primeiro conjunto de números importantes é sobre as suas entregas. Se você ainda não registra suas entregas, aconselho começar a fazer isso hoje mesmo, pois este é um dos principais números que vai te ajudar na gestão eficiente do seu restaurante. Se você já usa um sistema de gestão onde é possível exportar uma planilha excel com data e horário de cada entrega, perfeito, caso contrário crie uma planilha no excel ou mesmo use papel e caneta para começar a registrar data e hora de cada entrega.
Registre cada entrega por pelo menos um mês, isso vai te dar uma base mínima de dados para análise. Existem diversos números que você pode extrair mas vamos aos mais importantes relacionados a quantidade de entregas. São eles:
Média de entregas por hora
Nós sabemos que todo restaurante tem seus dias e horários de pico. A quantidade de pedidos que você recebe às 12:00 é bem diferente da que você recebe às 16:00. Considerando que um restaurante pode começar a receber pedidos às 10:00 e vai até 23:00 dependendo do seu horário de atendimento, é importante você registrar a média de entregas para cada hora de atendimento.
Para calcular este número, basta somar todas as entregas que você fez em determinada hora de todos os dias que você operou no mês e depois dividir este número por essa mesma quantidade de dias. Para facilitar o entendimento, imagine que você tem um restaurante que abre de segunda a sábado das 11:00 às 23:00, usando uma planilha em excel, o cálculo ficaria assim:
Agora você já sabe a média de entregas que seu restaurante faz para cada hora do dia. Com o tempo você vai saber esses números de cor. 🙂 Nosso sistema, a Foody Delivery, já calcula este número para você automaticamente e ainda lança esta informação em um gráfico para ficar ainda mais fácil de visualizar, conforme abaixo.
Porcentagem de entregas por turno
Este número é interessante pois ele vai mostrar qual dos seus turnos é mais movimentado para que você possa ajustar sua equipe de motoboys para cada turno. Vamos usar um exemplo no qual um restaurante opera seus motoboys em dois turnos de 6 horas no qual o primeiro turno seria das 11:00 às 17:00 e o segundo turno das 17:00 às 23:00.
Para calcular este número, basta você somar a média de entregas de todas as horas de cada turno, chegando a um total médio de entregas por turno. Logo, você deve deve calcular a porcentagem que cada turno representa perante o total de entregas do dia, ou seja, dos dois turnos somados.
Média de entregas por dia da semana
Nós também sabemos que o movimento de um restaurante na terça-feira é bem menor que no sábado, então é importante você saber qual é média de entregas que seu restaurante faz para cada dia da semana.
Para calcular este número, basta somar as entregas de cada dia e depois dividir este número pelo total de dias você operou no mês para aquele dia de semana. Vamos de planilha novamente para facilitar o entendimento. Vamos supor que neste mês o seu restaurante abriu de segunda a sábado por 4 semanas completas:
No nosso sistema também existe um gráfico para este número:
Produtividade dos seus motoboys
Agora que você já tem os principais números relacionados à entregas, vamos aos motoboys.
Você sabe quantas entregas cada motoboy consegue fazer por hora, turno ou dia de trabalho? Dependendo do seu horário de atendimento, você pode dividir os seus motoboys em um, dois ou até três turnos. Então é importante você saber quantas entregas um motoboy é capaz de fazer dentro deste período. Como a maioria dos restaurantes tem dois horários de pico, almoço e janta, vamos continuar com o exemplo de dois turnos de 6 horas.
Aqui você vai precisar registrar cada entrega por motoboy. Pode usar papel e caneta, mas com uma planilha vai ficar mais fácil, e se usar nosso sistema fica mais fácil ainda pois já existe um relatório com esta informação.
Média de entregas por motoboy
Considerando nosso exemplo, a intenção é saber quantos pedidos cada motoboy consegue entregar no seu turno de 6 horas. Minha sugestão de cálculo para este número seria você pegar o primeiro turno de um dia movimentado e tirar a média das entregas dos motoboys deste turno.
Exemplo, vamos supor que neste turno trabalharam três motoboys: João fez 15 entregas, José fez 13 entregas e Jair fez 14 entregas. Somando todas entregas, temos o total de 42 e dividindo pela quantidade de motoboys, que são 3, chegamos ao número 14 entregas na média.
(15 + 13 + 14) / 3 = 14
Primeira etapa concluída! Agora você conhece os principais números do seu restaurante. Então se alguém te perguntar quantas entregas na média você faz numa terça-feira ou quantas entregas você faz das 13:00 as 14:00, você vai saber responder com precisão. Agora vamos para a última etapa, o cálculo final.
Cálculo Final – quantos motoboys eu preciso
Com os números acima já conseguimos calcular com eficiência o que precisamos. Vale lembrar que ele não é super preciso, mas é um número eficiente para você usar como base para montar sua escala e equipe de motoboys.
Quantidade de motoboys por dia
Para saber quantos motoboys você precisa para cada dia da semana em cada turno, basta usar os números já calculados. Primeiro, aplicar a porcentagem de entregas de cada turno na média de entregas para aquele dia da semana. Depois você vai pegar este número e dividir pela média de entregas dos motoboys. Usando os números do nosso exemplo a tabela ficaria assim:
Ótimo, agora você tem o número ideal de motoboys por dia em seu restaurante, usando o máximo de produtividade. Você pode ter motoboys trabalhando a semana toda e outros que trabalham somente alguns dias, reduzindo os custos sem riscos em sua operação!
Conforme falamos, segue a planilha para facilitar os cálculos acima. Clique aqui para fazer o download.
Quer mais?
Este foi o primeiro de uma série de 3 posts que vai elevar a logística do seu restaurante a outro patamar. Falaremos também sobre como organizar melhor suas entregas e reduzir seu stress no horário de pico e como tecnologias de ponta e de baixo custo são o caminho para levar seu restaurante ao sucesso.
Além disso, sabe aquele sistema que desenvolvemos que comentei neste post, a Foody Delivery? Você pode experimentar ele gratuitamente. Por isso, clique no botão abaixo.
Agora é a sua vez de me dizer o que achou. Gostou? Se tiver alguma dúvida pode deixar um comentário aqui no blog ou no facebook e caso tenha gostado não esqueça de curtir nossa página e compartilhar este post no facebook. 😉
6 respostas
Boa noite. Não trabalho especificamente com restaurantes. Sou proprietário de uma rede de sapatarias, e nesse momento de pandemia tenho uma deficiência muito grande com entregas.
Desta forma tive a ideia de criar uma empresa de entregas, onde atenderei as minhas lojas e todas as demais que não contem com sistema de entrega.
Se que não é exatamente o que você oferecem, mas acho que pode sim me ajudar muito. Caso achem que minha explanação acima pode ser ajudado por vocês, basta entrarem em contato para discutir as formas do acordo.
Vejo um mercado muito grande e sem atuação. Ressalto que falo do interior do Rio de Janeiro. Possuo comercio em 9 cidades do Sul do Estado. Destaque para as cidades de Angra do Reis E Resende.
Oi Mateus, tudo bem? Acessa este link http://foodydelivery.com/empresa-de-motoboy/ pois nele tem um vídeo que explica em detalhes a proposta que temos para empresa de entregas.
Olá Daniel, aqui é Wendell parceiro de Ribeirão Preto.
Estes gráficos não estão mais dispoiníveis no sistema?
Caso estejam disponíveis, onde encontro?
Att. wendell
Oi Wendell,
Não estão disponíveis, nós tiramos pois vamos refazer esta funcionalidade para ter gráficos mais completos.
os motoboys aqui na minha cidade cobram diária (um valor que é pago fixo por dia fora a taxa de cada entrega) isso é uma pratica comum? E como em horários de pico precisamos de mais de um e as vezes outro na madrugada chegamos a gastar 3 diárias por dia deixando a media das taxas de entrega muito altas. o que fazer?
Olá Frederico, tudo bem ? Isso varia de estado/cidade, em alguns locais sim eles costumam cobrar a diária e em outros locais eles preferem receber por taxa. Cabe também ao responsavel do estabelecimento decidir a forma em que o estabelecimento deseja trabalhar e ver se seus entregadores estão de acordo.